Uncategorized

10 saran dalam berEmail

Bagi sebagian besar orang, email tampaknya menjadi rahmat sekaligus
bencana. Email dapat menghemat biaya komunikasi, terutama pada
orang-orang yang jarang berhubungan dengan kita. Namun, dapat membuat
kita menderita dengan menerima banjir „spam email“. Tidak banyak hal
yang bisa kita lakukan untuk menghadapi para „spammers“ ini kecuali
terus-menerus melaporkannya pada „network administratur“ kita.
Bagaimanapun, dalam
melakukan korespondensi pribadi, kita seyogyanya tetap bersopan-santun
untuk menjaga hubungan baik

1. Benahi susunan email „forwards“ anda.
Bila anda ingin memforward sebagian atau seluruh pesan pada pihak lain,
maka luangkan sedikit waktu anda untuk enghapus tanda yang biasanya
muncul. Seperti tanda „>“ dsb.

2. Gantilah „Subject“ atau judul email bila topik pembicaraan anda berubah.
Seringkali setelah saling bertukar email beberapa kali, topik
pembicaraan berubah dari aslinya, namun „subject“ atau judul mail belum
juga diganti. Akan jauh lebih mudah untuk melacak email yang masuk bila
„subject“ disesuaikan dan dapat encerminkan isi email yang sedang anda
tulis.

3. Hapuslah pesan reply yang tidak perlu.
Beberapa program email secara otomatis memunculkan isi email yang
terdahulu bila anda sedang membalas/mereplynya , ada baiknya anda
menghapus pesan tersebut dan hanya tinggalkan pesan yang benar-benar
anda anggap perlu.

4. Jangan teruskan surat berantai.
Anda tentu merasa terganggu dan jengkel bila seseorang mengirimi anda
sebuah email tentang humor atau cerita-cerita, kemudian meminta anda
untuk meneruskannya dengan segera pada 10 teman anda yang lain, atau
bila tidak maka anda kan ketiban sial. Mengapa anda juga bermaksud
mengganggu dan membuat orang lain jengkel bila anda meneruskan email
semacam ini? Hapus saja dengan menekan tombol „delete“.

5. Hormati privacy orang lain.
Ini termasuk juga alamat email mereka. Bila anda sedang mengirim email
ke sejumlah orang yang mungkin satu-sama-lain tidak saling mengenal,
gunakan „bcc“ atau „blind carbon copy “ agar alamat-alamat email mereka
tidak saling diketahui. ila anda mudah mengirim email ke banyak alamat
sekaligus tanpa mempertimbangkan saran ini, maka bersiap-siaplah untk
dikomplain karena mereka menerima spam.

6. Jangan melakukan spam.
Mungkin saja anda tidak sengaja melakukannya, tetapi banyak orang tidak
menyadari jika mereka menggunakan alamat-alamat email yang mereka dapat
dari „forwarded email“, kemudian menggunakannya tanpa permisi, ini
termasuk bentuk spam.

7. Jangan berteriak-teriak.
Menulis dengan mengaktifkan huruf besar (tombol „Caps Lock“) dapat
diartikan sebagai pertanda kemarahan. Orang mungkin menganggap anda
sebagai pengguna internet yang tidak baik, atau tidak sopan sama sekali.

8. Jangan mudah „terbakar“, over-reaksi, atau terburu-buru menghapus
suatu email tanpa berusaha memikirkannya dengan baik.
Dalam bahasa tulis, kita memiliki waktu untuk memikirkan bagaimana kita
merespon atas sesuatu email yang membuat kita marah. Begitu juga dengan
beremail ria. Bila anda merasa dipenuhi dengan emosi yang kuat, kemudian
menulis balasan dengan emosional pula, maka sebaiknya jangan keburu anda
kirim email tersebut. Simpanlah dulu dalam „draft folder“ selama
beberapa hari untuk dibaca ulang. Banyak persahabatan yang hancur
gara-gara terburu-buru menanggapi suatu email tanpa berusaha
memikirkannya dengan bijaksana.

9. Bersabarlah dalam menunggu „reply“.
Ketahuilah, orang tidak hanya hidup dengan internet. Mereka mungkin
tidak membalas email anda dengan segera. Masih banyak orang yang men-cek
email mereka seminggu sekali.

10. Akuilah bahwa tidak semua orang senang menerima segala yang anda
anggap lucu.
Jangan terus-menerus mengirimkan sesuatu pada mereka yang tidak pernah
membalasnya, meskipun dengan ucapan terima kasih.

Jangan lupa:
Luangkan waktu juga untuk memikirkan apa yang kita forward -kan dan
kepada siapa kita mem-forwardkan suatu email. Tidak semua orang setuju
atau suka dengan materi yang kita forwardkan. Untuk orang-orang
tertentu, subyek-subyek tertentu (yang kita anggap lucu dan menarik atau
ringan) bisa jadi sangat sensitif dan serius!!
Advertisements

Kommentar verfassen

Trage deine Daten unten ein oder klicke ein Icon um dich einzuloggen:

WordPress.com-Logo

Du kommentierst mit Deinem WordPress.com-Konto. Abmelden / Ändern )

Twitter-Bild

Du kommentierst mit Deinem Twitter-Konto. Abmelden / Ändern )

Facebook-Foto

Du kommentierst mit Deinem Facebook-Konto. Abmelden / Ändern )

Google+ Foto

Du kommentierst mit Deinem Google+-Konto. Abmelden / Ändern )

Verbinde mit %s